Cómo presentar datos de forma eficaz

Cómo presentar datos de forma eficaz | Tutoriales y Tips para tus presentaciones

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Estás sentado delante del ordenador y estás a punto de hacer una presentación en la que tendrás que exponer datos. 

Ves un puñado de números en la pantalla, todos desperdigados. 

¿Por dónde empezar? 

Los datos numéricos, si se ofrecen tal cual, pueden ser difíciles de asimilar. Si no hay contexto, son solo números.  

Pero, si los organizas bien, son capaces de contar una historia. 

Hoy vamos a hablarte de la importancia de estructurar los datos en una presentación y te daremos unos consejos sobre cómo hacerlo bien. Estos consejos son muy prácticos y te servirán para todo tipo de presentaciones, desde planes de marketing y avances médicos hasta propuestas de proyectos y portfolios. 

¿Cómo presentar datos?

Podría decirse que presentar datos se parece a contar una historia, con la particularidad de que lo haces mediante gráficos. 

Uno de los errores más comunes que un orador comete es el de quedarse tan absorto en un mar de datos que no es capaz de verlo todo desde el punto de vista de un espectador. 

Lo que para ti tiene sentido puede que no lo tenga para el público, así que debes tener esto en cuenta. Para mostrar números y estadísticas de manera comprensible para el público, da un paso atrás, ponte en su piel y piensa en lo siguiente: 

  • ¿Cuánto saben sobre el tema?
  • ¿Cuánta información van a necesitar?
  • ¿Qué datos los impresionarán?

Ofrecer contexto ayuda a que el público visualice y comprenda los datos numéricos. Si quieres tener éxito, te damos a continuación tres consejos para poder representar datos de manera eficaz.  
 

Tres consejos para representar datos

Tanto Google Slides como PowerPoint cuentan con una serie de herramientas que te ayudan a facilitar la presentación de los datos.  

La clave está en saber cómo usar esas herramientas, pero, sobre todo, en saber cómo usarlas bien. En estos consejos veremos algunos aspectos básicos que muchas veces no se tienen en cuenta, así como alguna que otra técnica más avanzada. 

 

1. Usa el gráfico adecuado 

 

Tener tantas herramientas a tu disposición puede hacer que tengas dudas a la hora de elegir cuál te conviene mejor. 

Los gráficos de barras y los circulares son los más utilizados, ya que son versátiles y fáciles de comprender. 

Si lo prefieres, puedes optar por algo más original. Si los números te lo permiten, intenta usar algo distinto. Por ejemplo, podrías probar a utilizar un donut chart (gráfico de dónut), que es parecido al gráfico circular, solo que tiene la parte interior hueca. Y, por lo general, suele tener la misma eficacia que este. 

Sin embargo, estos gráficos convencionales no siempre sirven para todo tipo de datos. Por ejemplo, si estás comparando muchos factores y muchas variables, un gráfico de barras no te serviría. Una tabla sí que se ajustaría mejor a esta necesidad. 

Consejo: Si quieres ir más allá, crea tus propias formas y modifica sus tamaños para que coincidan con los porcentajes que quieras representar, tal como puede verse en la siguiente imagen.

Los tamaños no tienen por qué ser un reflejo exacto y milimétrico de los porcentajes que representan. Lo importante es que sean discernibles y tengan la misma forma para que el público entienda el concepto a la primera. 

Ten en cuenta que solo deberías optar por una opción así cuando tengas que representar comparaciones en las que haya un contraste lo suficientemente notable. Por ejemplo, si tienes que comparar dos porcentajes similares, como un 25% y un 26%, no causaría ningún impacto. 

 

2. Ve a por lo simple 

 

Si quieres que el público retenga los datos que les muestras, lo simple es muchas veces lo mejor. 

Limita el número de elementos que hay en la diapositiva tanto como puedas y muestra solo lo imprescindible. 

¿Ves lo sencilla que es esta diapositiva? Con solo un vistazo, el ojo se centra directamente en los porcentajes de este gráfico, ya que no hay cajas de texto, ilustraciones u otros recursos visuales que distraigan. 

A veces, es necesario algo más de contexto para que los datos numéricos tengan sentido. Siguiendo con la idea de la simpleza, puede que resulte tentador distribuir esos datos en dos diapositivas distintas. No obstante, eso dificulta su comprensión, ya que el público tiene que relacionar los datos de esas dos diapositivas como un único conjunto. La opción aquí sería ponerlos en una sola diapositiva. 

En casos como este, la simpleza es lo que funciona. Una colocación clara de los datos y un formato apropiado pueden hacer maravillas. 

En estas diapositivas que te acabamos de mostrar, hemos usado rectángulos para destacar datos adicionales sin restar demasiada importancia al gráfico principal. Una composición como esta ayuda a separar la importancia de estos datos y facilita la comprensión para el público. 

Como la diapositiva ya está bastante llena de elementos, es crucial que utilices un fondo listo para no recargarla aún más. 

 

3. Usa texto en su justa medida 

 

Nuestro último consejo tiene que ver con el uso del texto. 

El hecho de que estés contando una historia con números no quiere decir que no puedas usar texto. De hecho, el texto tiene una función vital a la hora de representar datos, y debe utilizarse con cabeza. 

Si quieres destacar algún dato estadístico en particular, no lo dudes y haz que sea el elemento principal de la diapositiva. Reduce el texto tanto como puedas y haz que sea únicamente un elemento de apoyo. 

Asegúrate de que el formato de los números es claro. En inglés, las cifras de un número muy alto se separan de tres en tres con comas (mientras que en español se hace con un espacio de separación). Por ejemplo, “4,498,300,000” se entiende mejor que ver “4498300000”. Procura también que los símbolos de las unidades de medida también sean claros. 

Recuerda que los números siguen siendo el protagonista de la diapositiva, así que prueba a destacarlos con una fuente de un tamaño mayor o aplicándoles negrita. 

Si en una diapositiva hay números y recursos gráficos al mismo tiempo, el espacio puede verse reducido, así que, si tienes que incluir texto, procura que sea lo más breve posible. 

La clave está en asegurar que el público pueda entender los datos que representas con tan solo un vistazo. Pero también debes reservar algo para ti, para tu discurso, ya que así te prestarán atención. 

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